Definizione
Getting Things Done (GTD) è una metodologia di produttività personale sviluppata da David Allen nel libro omonimo del 2001. Il principio core: la mente umana è ottima per processare informazioni, pessima per memorizzarle. GTD propone di catturare tutti gli impegni (tasks, idee, promemoria) in sistema esterno affidabile, liberando “RAM mentale” per focus e creatività.
Il workflow GTD trasforma “stuff” (qualsiasi cosa richieda attenzione) in azioni concrete o decisioni consapevoli di non agire.
I cinque step del workflow
1. Capture: raccogliere tutto ciò che richiede attenzione in “inbox” fidata (notebook, app, registratore vocale). Regola: se qualcosa ti preoccupa o ti viene in mente, catturalo immediatamente. Non tenere nulla “in testa”.
2. Clarify: processare inbox regolarmente (idealmente daily). Per ogni item, chiedersi: “È actionable?”. Se no, decidere: trash, someday/maybe, o reference material. Se sì, definire “next action” concreta e fisica.
3. Organize: mettere next actions nelle liste appropriate:
- Next Actions: task che puoi fare ora
- Projects: outcome che richiedono più di 1 action
- Waiting For: delegato, in attesa di risposta
- Calendar: time-specific appointments
- Someday/Maybe: idee per futuro non committed
4. Reflect: weekly review (sacro in GTD). Ogni settimana:
- Processare tutte le inboxes a zero
- Rivedere calendar passato e futuro
- Rivedere Next Actions e Projects
- Update Someday/Maybe
- Garantire sistema è current e trusted
5. Engage: scegliere cosa fare basandosi su 4 criteri:
- Context (dove sei, tool disponibili)
- Time available
- Energy available
- Priority/value
Concetti chiave
Mind like water: metafora zen. Quando getti sasso in acqua, l’acqua risponde proporzionalmente e torna calma. GTD mira a mental state dove rispondi appropriatamente a input senza stress residuo.
Two-minute rule: se action prende meno di 2 minuti, falla subito durante processing. Catturarla, organizzarla, e rifarla dopo costa più tempo.
Next action thinking: invece di vaghi “lavorare su progetto X”, definire physical, visible next action. “Chiamare Mario per discutere budget” è actionable; “progetto X” no.
Waiting for list: critica per evitare drops. Ogni delega va in Waiting For con data e persona. Review settimanale cattura items dimenticati.
Projects list: qualsiasi outcome che richiede più di 1 step è “project”. “Cambiare pneumatici auto” è project (research, schedule, andare, pagare). Projects senza next actions sono stalled.
Livelli di prospettiva
GTD definisce 6 livelli di focus (bottom-up):
Runway (Next Actions): task immediate 10k ft (Projects): outcomes multi-step entro 1 anno 20k ft (Areas of Focus): ruoli e responsabilità (manager, genitore, salute) 30k ft (Goals): obiettivi 1-2 anni 40k ft (Vision): visione 3-5 anni 50k ft (Purpose): perché esisti, valori core
Weekly review copre Runway-20k. Quarterly review sale a 30-40k. Annual a 50k.
Tools e implementazioni
Analog: bullet journal, planner cartaceo, index cards (hipster PDA). Vantaggio: no distrazioni digitali.
Digital: Todoist, Things, OmniFocus, Notion, Asana. Vantaggio: search, reminders, multi-device sync.
Hybrid: carta per capture rapido, digital per organize e review. Molti GTD practitioners usano hybrid.
Criterio scelta tool: non importa lo strumento, importa fiducia nel sistema. Se non ti fidi che sistema catturerà tutto, tornerai a tenere in testa.
GTD nel lavoro knowledge
GTD nato per knowledge workers pre-smartphone (2001). Oggi ancora più rilevante con information overload:
Email as inbox: processare email con GTD. Ogni email richiede decisione: trash, action, delegate, reference. Inbox zero come conseguenza, non goal.
Meeting capture: prendere note in inbox, processare dopo. Ogni meeting genera next actions. Rivedere notes in weekly review.
Async communication (Slack, Teams): scheduled “inbox processing time”. Evitare constant checking che distrugge focus.
Limitazioni e critiche
Setup friction: implementare GTD richiede 4-6 ore iniziali per setup completo e catturare tutto backlog. Molti abbandonano prima di vedere benefici.
Maintenance overhead: weekly review non negoziabile. Se salti, sistema degrada e perdi fiducia. Richiede disciplina.
Overwhelm paradox: vedere tutte le next actions (potenzialmente 100+) può essere intimidante. GTD risponde: usa context e priorities per filtrare, ma alcuni preferiscono Eisenhower Matrix per focus.
Lack of prioritization: GTD è workflow, non prioritization framework. Compatible con OKR, SMART goals, ma non li sostituisce.
Fraintendimenti comuni
”GTD è solo task list glorificata”
No. GTD è workflow per processare “stuff”. Include project planning, delegazione tracking, reference filing, idea capture. Task list è uno degli output.
”GTD significa fare tutto”
Falso. GTD promette chiarezza su cosa hai scelto di NON fare. “Someday/Maybe” è consapevole posticipazione, non procrastinazione ansiosa.
”Weekly review è optional”
No. È il meccanismo che mantiene sistema trusted. Saltare weekly review porta a system degradation e return to “keeping in head”.
Termini correlati
- Pomodoro Technique: complementare per execution di next actions
- Eisenhower Matrix: tool per prioritization che GTD non fornisce
- Deep Work: state facilitato da GTD che libera mente da clutter
Fonti
- Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
- Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Revised Edition)
- GTD Best Practices: https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/